La matrice d’Eisenhower, l’outil essentiel pour prioriser

En cette fin d’année bousculée, j’ai réfléchi durant les coachings de réorganisation avec mes lycéens et étudiants à leur besoin premier pour l’adaptation aux cours à distance. Et il me semble que la notion de priorisation constitue une approche intéressante pour ceux qui se sont sentis perturbés par le nouveau passage en formation à distance et les changements d’organisation. Elle va leur permettre de prendre en main une grille d’analyse pour évaluer et déterminer quelle action sera à réaliser en premier lieu.
Par ailleurs, la priorisation est un outil tout à fait pertinent dans une routine de travail plus régulière et peut être intégrée dans un contexte plus classique.

A quoi sert la matrice d’Eisenhower ?

Cet outil a une fonction restreinte mais qu’il remplit parfaitement , celle de la priorisation. On entend par cela, savoir de la manière la plus pertinente possible quelles tâches réaliser en premier, et lesquelles suivront. Cet échelonnement des priorités permet se concentrer plus efficacement sur l’action pertinente au bon moment, tout en laissant de côté les autres dans ce même moment, en étant donc plus productif sur cette tâche. Elle permet également de détecter les tâches qui seront peut-être à abandonner.
Cet outil a été créé par le général américain du même nom, réputé de son vivant pour ses capacités d’organisation et de tactique. On lui attribue la citation suivante : « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent rarement important. » Sans aller forcément jusqu’à cette conclusion, la matrice d’Eisenhower a pour mérite de mettre en avant ce critère d’importance, qui est en fait très souvent laissé de côté dans notre priorisation, et ce, à tort.

Comment fonctionne-t-elle ?

La matrice d’Eisenhower fonctionne selon deux axes d’analyse très simples, le critère d’urgence, et le critère d’importance. Il est intéressant de noter que bien souvent, le critère d’urgence est le point qui va être le plus spontanément considéré, il est plus vite remarqué en raison du stress qu’il occasionne et donc mieux pris en compte. L’objectif est donc pour la plupart des personnes de le croiser avec ce critère d’importance. Une fois ces deux objectifs croisés, nous obtenons 4 catégories.
La plus prioritaire est celle des tâches importantes et urgentes. Celles-ci doivent être gérées en priorité et le plus tôt possible, généralement en personne. Dans la mesure où vous sommes en présence d’une situation d’urgence, il convient de se demander pour quelle raison elles entrent dans ce contexte d’urgence, et si elles auraient pu être anticipées.
La seconde catégorie est la catégorie idéale, celle des tâches importantes mais pas urgentes. Elles sont liées à des objectifs à plus long terme et doivent absolument être réalisées. Cependant, elles ne doivent pas forcément être réalisées immédiatement. L’idéal est donc de déterminer le meilleur moment pour qu’elles le soient, et de le noter. Pour les tâches longues, il sera peut-être pertinent de les étaler dans le temps.
La catégorie suivante est constituée par les actions non importantes et urgentes. En raison de leur niveau d’importance peu élevé, l’analyse à conduire portera sur leur nécessité ou non. Il s’agit là d’actions trompeuses, car leur urgence peut laisser penser qu’elles sont importantes. On peut se poser la question de les déléguer ou de les supprimer en fonction de l’évaluation de leur nécessité.
La dernière catégorie est celles des actions ni importantes ni urgentes. Pourquoi figurent-elles donc dans votre to do list ? Très bonne question ! Elles ne sont a priori pas à considérer comme des tâches.

La matrice d’Eisenhower peut être utilisée sur différentes échelles de temps, à la fois pour organiser sa journée, ou sa semaine. Plus rarement sur une perspective plus longue, car la notion d’urgence sera moins pertinente sur un mois ou plusieurs.
Au début de la mise en pratique, il sera peut-être nécessaire pour certaines personnes qui ont plus de difficultés à effectuer cette analyse de priorité de consulter la grille d’analyse. L’objectif étant que cette opération devienne progressivement fluide et ne nécessite plus de faire cet effort de prise de recul et d’analyse.

Comment la mettre en pratique ?

En fonction de votre profil et de vos goûts, vous avez diverses possibilités pour mettre en pratique concrètement cet outil. N’hésitez pas à prendre votre temps pour déterminer son format, car un outil agréable est bien souvent un outil que l’on va utiliser plus volontiers. Vous pouvez tout à fait opter pour un simple tableau à quatre cases, mis en page simplement ou bien de manière visuellement plus agréable, en faisant usage par exemple de présentation que vous pouvez trouver ou créer sur des sites tels que Canva.
Une seconde possibilité que j’apprécie pour sa lisibilité est celle de la carte mentale. A la main ou sur un logiciel tel que Xmind, vous pouvez formaliser chaque catégorie par une branche principale et chaque tâche par une branche secondaire. La mind map (autre dénomination équivalente) se prête très bien pour illustrer la matrice d’Eisenhower, car elle constitue un support centré autour d’un élément, et qui permet de visualiser d’un seul coup d’œil chacun de ses détails. Elle permet donc de comparer les priorités les unes par rapport aux autre afin de s’assurer de leur cohérence.
Une dernière possibilité de mise en forme est constituée par le logiciel Trello, qui imite la mise en page des post its. Ce logiciel utilisable en ligne ainsi qu’en format application vous permet de noter et réorganiser des tâches dans un format avec différentes listes mises en page en colonnes. Vous pouvez les structurer facilement selon les quatre catégories de Eisenhower, et surtout tirer et déplacer les éléments à volonté. Ce logiciel est visuellement très agréable et intuitif et je vous recommande de le tester !

Pour StudySUP,
Noémi Pineau.