Comment s’organiser avec Trello

Trello est l’un des outils numériques que je présente le plus largement en formation ou en coaching. Il est simple à utiliser mais néanmoins très efficace pour s’organiser. Pour les apprenants, il pourra être utilisé à partir du lycée, lorsqu’ils commencent à avoir des besoins d’organisation plus importants, et bien entendu pour les études supérieures. Je vous propose d’en découvrir les principales caractéristiques !

I. Trello, c’est quoi ?

Trello est un support visuel créé il y a quelques années, dont les éléments de base ressemblent à des post-its. Son principe est très simple, pouvoir noter des tâches en les structurant sous forme de listes. Il est inspiré de la méthode Kaban qui est une méthodologie de production d’entreprise, adaptée pour Trello sous forme de cartes. 1 carte = 1 tâche, et les tâches sont regroupées sous forme de listes verticales appelées « tableaux ». Chaque tâche et chaque tableau est modifiable et déplaçable à volonté. Trello est gratuit pour un usage déjà plutôt étendu ou avec des options payantes complémentaires, et il existe sous forme de logiciel, mais aussi d’application.

II. Pourquoi Trello permet de mieux gérer son temps ?

Nous nous sommes tous un jour ou l’autre confrontés à la question des multiples choses que nous avons à faire. Comment en tenir compte et n’en oublier aucune ? Il y a les choses qui sont prévues et notées, celles auquelles nous pensons dans la journée, les idées qui sont sont données par un collègue ou un professeur. L’idée de Trello est de rassembler dans un unique endroit l’intégralité des ces tâches ou de ces idées/projets de tâches. Plutôt que de les noter dans un agenda, d’avoir une liste et des post-its, les rassembler en un endroit unique permet de ne pas en oublier et de bien les confronter pour les prioriser.
Lister est une chose, mais organiser en est une autre que Trello permet à mon sens aussi de faire facilement ! Pourquoi ? Parce que cet outil vous permet de grouper les cartes-tâches en les organisant en listes que vous pouvez modifier en sélectionnant et déplacant une carte à volonté. Par ailleurs, vous pouvez affiner chronologiquement vos obligations en ajoutant une date-limite à chacune de vos tâches. Trello est en outre utilisable aussi bien en individuel qu’en équipe, car vous pouvez également partager vos tableaux avec toute personne qui possède un compte.

III. Pour quelles applications Trello est intéressant ?

Vous pouvez utiliser Trello dès lors que vous cherchez à mettre en place une organisation, quelle que soit son objectif et sa structure !
Cet outil est adapté pour de simples to-do-listes, que vous pouvez structurer en fonction du domaine, ou bien plus classiquement de la manière suivante : A faire – En cours – Effectué.
Vous pouvez l’utiliser pour un brainstorming que vous allez ensuite pouvoir structurer pour en faire un plan d’action. Lors de la première phase, vous créez simplement une liste avec toutes les idées de tâches que vous allez pouvoir réaliser, et dans un deuxième temps vous créez un tableau par étape, ou par objectif, et vous placez les tâches dans le tableau correspondant en hiérarchisant ces tâches.
Vous pouvez également l’utiliser de manière pratique pour produire un planning. Créez autant de tableaux que de périodes de travail, et pour chacun de ces tableaux, notez les tâches à réaliser.
Dernier exemple, la gestion de projet, si vous commencez à faire des travaux à la durée plus importante. Dans ce cas, vous pouvez alors créer un tableau-liste par production à créer (par exemple pour un exposé : la présentation en elle-même, le support visuel, peut-être un support papier pour le public) et noter l’intégralité des tâches qui seront nécessaires à la réalisation de ce produit.

III. Trello, comment ça marche ?

Comme je l’ai expliqué, Trello est un outil particulièrement facile à prendre en main. Une fois votre compte créé, vous allez pouvoir créer un nouveau tableau. Vous pouvez d’ores et déjà créer une mise en page agréable visuellement en modifiant la trame de fond et les coloris. Une fois votre outil prêt à être utilisé, vous pouvez créer vos tâches, et vous pouvez enrichir chacune d’elle avec les éléments suivants : une description, un commentaire, une pièce-jointe, une checklist, une personne à laquelle elle sera attribuée, une échéance et une notification.
Si l’inspiration vous manque pour créer votre tableau, vous avez également accès à de nombreux modèles que vous pouvez adapter en fonction de votre objectif !
Pour finir, Trello peut être combiné avec plusieurs autres outils numériques. Avec Google drive, Dropbox, Slack, Evernote et Elegantt notamment. Vous pouvez également y ajouter le calendrier intégré qui est proposé en option par Trello.

Pour les études ou pour vos projets, Trello est donc un outil très intéressant à tester. Avec peu de temps de prise en main et des fonctions variées, il est une application adaptable et complète. Bonne utilisation !

Noemi Pineau pour StudySUP